4 trinn for å være mer produktive når du jobber hjemmefra
Produktiviteten har ingen sølvkule. Det er det lange og korte av det. Hvis du tror at et magisk råd kommer til å hindre deg i å utsette under den nye arbeidsnormen, må du tenke igjen.
Når det er sagt, er det prøvde og testede strategier for å forbedre. Det er måter å revurdere hvordan du jobber, tegninger for å slå utsettelse, og leksjoner du kan lære om organisering og utforming av riktig tankesett.
1. Finn ut dine behov og ønsker
Enten du tar tegn fra David Allens banebrytende Få ting gjort ‘Eller Francesco Cirillos tidløse tidsstyringssystem,‘ Pomodoro-teknikken ‘, Nøkkelen til en mer produktiv arbeidsdag er hvordan du nærmer deg oppgavelisten din. Men vent et øyeblikk. Ikke fall i den eldgamle fellen med å lage en liste - stapp den full av ting du ønsker for å bli ferdig - uten spesiell rekkefølge og uten forklaring på hvordan du skal nærme deg de vage handlingspunktene du har skrevet ned.
Det første du bør vurdere er: kan listen min være kortere? Svaret er sannsynligvis ja. Ta en mindre-er-mer tilnærming. Tenk på hva som virkelig må gjøres, hvor lang tid en oppgave vanligvis tar deg, og hvordan du skal nærme deg den spesifikke oppgaven. Større oppgaver bør deles i mindre, for eksempel å 'skrive en rapport' vil uten tvil ta litt planlegging, forskning og faktasjekk. Hvor lang tid tar hver av disse aspektene deg?
En av de mest nyttige takeaways fra Allens arbeid er å ha en ticker-liste. Denne backburner-listen kan være en samling ting du vil få gjort; langsiktige prosjekter som du kan samle i bakgrunnen og komme tilbake til uten å bruke verdifull mental energi og fokus; den slags tanker som tar deg bort fra det du virkelig trenger å gjøre.
2. Ta en pause
Dette er en vanskelig vane å komme inn på når du arbeider i miljøer med høyt trykk der forventningen er å maksimere hvert sekund. Men tenk på det på en annen måte: hvor mange ganger har du funnet deg selv å stirre på skjermen? Mindfrosset. Kan ikke logisk gjennomgå din neste oppgave fordi det svirrer så mye rundt hodet på deg. Bare fordi du jobber teknisk, betyr det ikke at du er produktiv.
Løsningen er å jobbe i trinn på 20 til 25 minutter. De mest produktive, vellykkede menneskene på planeten sverger til det - det være seg forfattere, Silicon Valley-gründere eller til og med forretningsutøvere.
Å jobbe i sprint er forankret i vitenskap. Din optimale arbeidsoppmerksomhet er mellom 20 og 40 minutter, avhengig av hvilken studie du leser, etter at tankene dine synes det er vanskeligere å fokusere. Ved å ta bare fem minutter på å komme deg mentalt mellom hver sprint, gir du deg tankene den avgjørende tiden det trenger å behandle det du har gjort og fylle på for neste kamp.
En studie av det amerikanske føderale luftfartsmyndigheten fant at korte pauser mellom lengre arbeidsøkter resulterte i en forbedring av bevissthet og fokus på 16%. Tenk deg å få den typen økt effektivitet ut av hver arbeidsdag.
3. Spis frosken
Som Mark Twain en gang sa: 'Spis en levende frosk først om morgenen, og ingenting verre vil skje med deg resten av dagen.' Det samme gjelder oppgavene du trenger å gjøre - eller mer realistisk, oppgavene du ikke vil.
Hvor mange ganger laster du oppgavelisten din foran med boks-tikkende øvelser? Vi har absolutt vært der. Likevel er nøkkelen til produktivitet å angripe de tingene du ikke vil gjøre tidlig på dagen når tankene dine er mest fokuserte og energien din er på topp.
Selvhjelpsguruen Brian Tracy visste dette altfor godt og dermed utgjorde metaforen ryggraden i hans bestselgende tidsstyringssystem ‘ Spis den frosken! 21 gode måter å slutte å utsette og gjøre mer gjort på kortere tid ‘. Frosker er ikke bare oppgaver du ikke vil gjøre, de er også oppgavene som mest sannsynlig vil være til fordel for deg og tilføre verdi.
4. Gå av rutenett
En av tidenes største produktivitetsdrapere er e-post, som siden har blitt tatt til neste nivå ved innføring av direktemeldingsapplikasjoner som Slack og Microsoft Teams. Meldinger blir lett taus med den sistnevnte, men det er vanskeligere å slå av e-post når det lenge har vært en så viktig del av arbeidsdagene våre.
Likevel, hvis du kan redusere tiden du bruker på å se på (og deretter håndtere) e-post, vil du høste fordelene: en studie fra Irvine fra University of California fant at selv når arbeidere bare byttet for å sjekke e-posten deres, tok de i gjennomsnitt 23 minutter å fokusere på den opprinnelige oppgaven.
For det første, for å unngå denne typen tidsforsinkelse, bør du angi bestemte tidspunkter for å sjekke og svare på e-post. Vi anbefaler midt på morgenen, etter at du er ferdig med dagens viktigste oppgaver (se trinn 1), og en time før du er ferdig med dagen (som kan hjelpe deg med å lage din prioriterte oppgaveliste for neste morgen) . Hvis e-postadressen er så presserende, vil ikke avsenderen ta seg tid til å skrive inn en melding, de vil ringe deg.
For det andre, angi en automatisk respons for når du er opptatt - produktivitetsguruen Tim Ferris sverger til den.
For det tredje, organiser innboksen din. Ha mapper for det som kan gjøres umiddelbart, sett opp mapper for oppgaver som må utsettes (det er mindre stressende hvis du vet hvor du finner dem senere) og slett umiddelbart alt som ikke er viktig.
